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深圳外服--敢为天下的“资本”

  深圳市对外劳动服务有限公司(以下简称“深圳外服”)成立于1985年,是经广东省人民政府批准、深圳市人民政府许可的为国内外企业和外商常驻代表机构提供全方位高端人力资源服务的专业机构。深圳外服是中国对外服务工作行业协会会长单位,通过了ISO9001质量管理体系认证。深圳外服的服务体系贯穿人才派遣、人事代理、职业培训与人才推荐、国际劳务输出、法律咨询、外籍人员服务、商务服务等多重领域。经过20多年的发展,秉承“胸怀天下,运筹人力资本;携手客户,共创企业辉煌”的宗旨,深圳外服已成为华南地区人力资源服务领域最具实力、最具影响力的机构,成为跨国公司人力资源首选战略合作伙伴。

  深圳外服的整体运营战略,除了人力派遣业务,还包括了人事外包业务、猎头业务、薪酬福利外包业务、招聘外包业务;而且原来的“五指”已经进行合并为“三剑”,人事外包和薪酬福利业务组建为人事薪酬福利外包业务,招聘外包和猎头业务合并为招聘猎头业务。派遣服务和招聘供应这两个貌似分离,其实联系非常机密的业务链,两者融为一体,才能使人力派遣在人力资源配置中起到核心作用。借鉴欧美人力派遣经验,深圳外服在深圳市搭建一个遍布全市中高级人才办公区域的招聘服务门店,已经走在国内人力派遣行业的前列,这种敢为天下先的勇气和资本来自于哪里呢?

 

战略的制定与落地

  战略的制定与落地,决定着企业发展的方向和速度。深圳外服在提出业务创新发展目标的同时,在内部也制定了“以人为本, 科学管理;不断创新,诚信经营”的经营理念。在管理之路上,深圳外服不断摸索着企业发展的创新之路。然而在最初,深圳外服与其他企事业单位一样面临着管理之困:

  首先,深圳外服原先隶属于政府部门,业务办理的程序复杂,对于流程的管控相对要求严格,强调集体决策,内部实行360度考核,属于民主集中制决策。基于这样的管理背景,依靠传统的办公模式常使决策下达到执行的过程变得滞后;

  第二,分支机构较多,各业务部的人员总是要拿着纸质材料到总部来审批。花费员工很多时间,如果赶上领导出差,事情办理周期就加长;因为流程太复杂,造成业务部很多信息不愿上报总部,达不到有效的监管;我们也在不断规范内部的流程,但是与效率是否平衡,这些数据手工模式没有办法统计,没有量化的验证;

  第三,存在信息孤岛的问题,以往需要一份合同,去到几个业务部门去询问,花费很长的时间才把资料收集全,为管理决策带来了很大不便。同时,员工常会将一些小的合同与发票混放在一起,及人员变动后,对于资料很难去查找,归档,严重影响了各部门业务工作的开展。

  面对外部竞争及内部管理之困,深圳外服意识到企业迫切需要建造一个协同、高效的电子办公信息平台,使内部管理更加规范,信息采集统计分析和决策更加快捷准确;工作团队高效沟通、快速实现企业的战略目标,加强对外的竞争优势!经过几个月的项目选型,最终确定由金蝶软件(中国)有限公司作为协同办公管理解决方案的提供商,开启了深圳外服战略目标制定与快速落地执行的信息化管理之路。

整个组织的行为变革

  深圳外服作为高端人力资源服务的专业机构,通过金蝶协同办公系统的应用,实现了重塑组织结构、强化管理机制和优化资源分配。上演了一场全员参与的“行为变革”,深圳外服自上至下,都在接受这种不仅仅是传统办公模式的变革,更为重要的是管理观念的变革。

来自管理层的声音:

  通过实施金蝶协同系统后,将我们复杂的流程进行了优化,领导出差也可以实时办公,达到了我们民主决策的响应速度,快速决策;通过系统我们可以实时对业务办理的追溯、纠错进行监控;领导可以有计划的安排时间,排除打扰,不在被各种请示、报告打断工作思路,避免大量无计划的请示、汇报、电话询问。

 

来自综合办公室的声音:

  应用金蝶协同系统最大的感受是办公成本大幅下降,办事效率大幅提升;

  以往传统办公模式,由于业务办理过程不透明,造成审批拖延,使得50%的文件都成为了急件;而实现流程审批电子化后,有效的监控了业务办理过程。同时督办管理的应用,缩短了业务办理节点的停滞时间,提高了从业务部门到管理层的办事效率,领导桌面再也不会出现积压大量待办急件的情况。

 

  以往在接收上级单位、外来单位发下来的公文,每件都要打印十几份传达到各个部门及业务部;同时,各个部门进行上报审批的文件,也要打印出多份让各相关部门的领导签批。综合办公室以往摆满了纸质文档,现在有了统一的信息管理中心,做了电子存档,文件夹都闲置了。应用了电子化审批之后,每年为我们节约纸张成本几千元,不同办公地点的业务部往来总部办理业务所发生的差旅费也节约了几千元。现在办公成本、时间成本、差旅成本总体下降了50-60%。

         在论坛中,我们设置了党建专区,定期发布党建简报,为组织思想、作风、纪律等方面提供了建设平台;现在公司组织旅游活动,组建兴趣小组,发送生日祝福也通过过这个平台,全员参与度很高,这种民主集中制的管理,拉近了员工与员工、员工与组织之间的距离,让员工更有归属感!

来自信息中心的声音:

  以往公司的信息化建设主要是针对部门级的软件,只面向局部组织应用,没有覆盖全员。为了提高在总部、南山、罗湖、龙岗等业务部的办事效率提升、实现业务、请示、信息共享,2009年我们针对市场上主流的协同及电子政务软件厂商,进行谨慎考察,最终选择了金蝶协同办公系统作为合作伙伴 。现在通过系统大大缩短了业务办理时间,通过资讯中心实现了各个业务部门的知识共享,提高整体的业务水平;深圳外服作为国营企业,对于领导下达的紧急任务,通过督办管理层层将任务分解下去,对任务下达后的执行及完成情况的统计都有非常好的监控,这也是我们选择金蝶的主要原因之一。同时,我们将董事长信箱、党群专区、业务系统、公司网站等集成在门户首页,为员工办理不同的业务提供了统一路径。同时在外服论坛开设了网络电脑专区、OA专区、新业务系统专区、网站专区等,员工可以在这里找到常见问题的解决方法,即提升了自我学习能力,又减轻了我们的维护工作量,使我们能有更多的时间来研究业务流程优化,提升了信息中心的工作价值。

 

来自普通员工的声音:

  现在办理业务时再也不用拿着纸质文件坐车到总部找领导签字了,即使领导出差也不会延误审批;在线跟踪,让我们可以实时了解审批详情,并跟催进度。这样高效的办公模式,让我们工作起来更有动力。同时通过金蝶协同系统,我们还可以及时了解到最新动态、规章制度、法律法规、业务技术资料等,为我们提供了很好的知识获取平台。在我们过生日的时候,可以收到公司精致的电子贺卡和同事们的祝福;我们还可以在线报名参加兴趣小组、为出游线路投票,这种温馨和谐的办公氛围,让我们更有归属感了!

  我们的企业面对国际劳务市场环境的变化时,要适时调整运营策略,在管理层做出果断的决策后,内部上下员工,如何步调一致、高效低完成这个目标,这是我们在应用金蝶协同系统要达到的一个目标。现在看来,我们做到了!决策的迅速下达与高效执行、流程的优化,任务的督办管理,企业文化建设等,加强了内部管控的同时,也提升了我们对外的竞争优势,这就是我们敢为天下先的“资本”!

??深圳外服信息中心主任 潘震宇


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